|
مدیریت زمان همان گونه که میدانیم موفقیت یعنی رسیدن به هدف در زمان معین. در زبان مدیریت به هر یک از خواست های انسان هدف گفته می شود و برای هر کدام نیز زمانی تعریف شده است
مدیریت زمان همان گونه که میدانیم موفقیت یعنی رسیدن به هدف در زمان معین. در زبان مدیریت به هر یک از خواست های انسان هدف گفته می شود و برای هر کدام نیز زمانی تعریف شده است.اولین اصل مدیریت زمان داشتن هدف دقیق و روشن است . اصولا" هنگامی مدیریت زمان مطرح می شود که انسان خواسته ها و یا به زبان مدیریت هدف هایش را به طور دقیق روی کاغذ آورده باشد و تاریخ سر رسید آن نیز معین شده باشد.دومین مورد داشتن اولویت برای هدف ها می باشد. اگر وظایفی بر عهده شماست از بین آنها چند نمونه دارای اولویت بیشتری هستند که شما باید آنها را انجام دهید اگر انسانی می خواهد از نظر مدیریت زمان موفق شود هیچگاه نباید کار های کم اهمیت را قبل از کارهای مهم انجام دهد. اگر بتوانید این اولویت ها را تشخیص دهید و طبق آن عمل نمائید حتما موفق می شوید.نکته دیگر که از نظر مدیریت زمان قابل تأمل است این است که همه وقت ما در کنترل خودمان نیست این طور نیست که ما یک برنامه ریزی دقیق داشته باشیم و همیشه بتوانیم مطابق آن عمل کنیم. زیرا ماتنها نیستیم بلکه در اجتماعی زندگی می کنیم که متشکل از افرادی است که هر کدام برای خد برنامه ریزی دارند و ممکن است در برنامه های ما تداخل پیدا کند.اصل دیگر در مدیریت زمان این است که هر کاری را پیگیری کنید برای انجام هر کاری شخص یا واحدی را به عنوان مسئول پیگیری تعیین نمایید.زمان چيست؟تجزيه و تحليل زمان:افراد نگرش هاي متفاوت و پيچيده اي نسبت به پديده زمان دارند. اگر مي خواهيد در انجام کارها از وقت خود به شيوه اي اثربخش بهره ببريد بايد نگرش و عادت هاي خود را بشناسيد. تغيير نگرش:نگرش ما نسبت به زمان دائماً در حال تغيير است. بسياري از اين تغييرات به خاطر ابداع تکنولوژي نويني است که کار سفر و ارتباطات ما را تحت تاثير قرارمي دهد. ظهور اينترنت، پست الکترونيکي و مودم نه تنها سبب شده است که تبادل اطلاعات تقريباً بلا درنگ و در آن واحد صورت بگيرد همچنين سفر به نقاط دور و نزديک دنيا را سريع تر و مقرون به صرفه تر کرده است. افزايش امکانات موجود از يک طرف باعث سهولت در انجام کارهاي روزانه شده است و از طرفي ديگر به دليل سرعت در انجام کارها براي ما محدوديت زماني ايجاد مي کند. با توجه به موارد بالا، لزوم استفاده اثربخش و بهينه از زمان هر روز اهميت بيشتري پيدا مي کند. استفاده عاقلانه از زمان:همه ما مي دانيم که زمان ارزش زيادي دارد و افراد و واحدهاي مختلف يک سازمان مسئوليت زيادي در قبال استفاده صحيح از آن دارند. هر سازمان اهداف از پيش شده اي دارد که تاخير در تحقق آنها زيان هايي در پي خواهد داشت. فرهنگ هر سازمان تاثير بسياري بر چگونگي استفاده کارکنان از زمان خواهد داشت.متاسفانه تصور اکثر افراد اين است که صرف ساعت هاي زياد براي يک کار مساوي است با سخت کار کردن. اگر شما محل کار را سر ساعت ترک کنيد ديگران تصور مي کنند که مسئوليت هاي خود را به خوبي انجام نمي دهيد. واقعيت اين است که صرف ساعت هاي زياد اغلب باعث افت کارايي و اثر بخشي وظايف مي شود. شيوه استفاده از زمان به عادت هاي ما برمي گردد بنابراين کمي وقت صرف کنيد تا بياموزيد چگونه مي توان اين عادت ها را بهبود بخشيد. با اين کار مي توانيد فشار کار را کنترل کنيد و وقت بيشتري به مسائل مهم تر اختصاص دهيد. چگونه از زمان استفاده مي کنيد؟ بيشتر افراد به فرصت هايي که در هر روز کاري آنها به هدر مي رود توجهي ندارند. يکي از راه هاي استفاده بهينه از زمان بررسي اين نکته است که در حال حاضر چگونه از وقت خود استفاده مي کنيد بعد از يافتن پاسخ اين سوال بهتر است به دنبال راه هاي ديگري نيز براي استفاده موثر از زمان باشيد. عملکرد روزانه شما چگونه است؟انجام دادن چند کار در آن واحد مسئله اي است که همواره ما را از لحاظ زماني دچار مضيقه مي کند ما مي توانيم به راحتي وقت زيادي را صرف کارهاي تکراري روزانه (مانند خواندن پيام هاي الکترونيکي) کنيم. اما مسلماً اين کار به قيمت انجام نشدن کارهاي مهم و مولد ديگر تمام مي شود. در حال حاضر شما چگونه ساعات کاري خود را تقسيم مي کنيد؟ آيا شما کارهايتان را اولويت بندي مي کنيد (به طوري که بتوانيد ابتدا امور مهم و ضروري را انجام دهيد.)يا اين که ترجيح مي دهيد در درجه اول کارهاي خوشايند را انجام دهيد؟ آيا تماس هاي تلفني حواس شما را پرت مي کند يا براي پرداختن به اين گونه امور سيستم خاصي داريد؟ آيا در طول روز زمان زيادي از وقت شما هدر مي رود؟ وقت شما چقدر ارزش دارد؟ محاسبه اين که زمان براي شما چقدر ارزش دارد و چه مقدار از آن به طور موثر مورد استفاده قرار نمي گيرد يک کار بسيار ضروري است. با استفاده از فرمول سمت چپ محاسبه کنيد هر ساعت و هر دقيقه از زمان کاري شما چقدر ارزش دارد. سپس با استفاده از نتايج به دست آمده هزينه نسبي انجام هر يک از کارهاي روزانه را برآورد کنيد. با توجه به نتايج اين تجزيه و تحليل مي توانيد تصميم بگيريد که مثلاً ملاقات هاي کاري را خود تنظيم کنيد يا با اين که بهتر است اين کار را به دستيار خود واگذار نماييد. هنگام انجام کارهاي مختلف ببينيد که کدام يک قابل واگذاري است (مثلاً کارهاي تکراي روزمره را بهتر است به کارکنان زيردست واگذار کنيد چرا که هزينه زمان شما به عنوان مدير براي سازمان بسيار بيشتر از هزينه زمان آنها است.)تهيه يک فهرست زماني از فعاليت هاي روزانه:ثبت فعاليت هاي روزمره به شما کمک خواهد کرد تا وقت خود را به شکلي اثربخش اداره کنيد. شايد براي شما جالب باشد که بدانيد مثلاً بخش عمده روز را به گپ زدن مي پردازيد و بخش کوچکي را صرف کار و برنامه ريزي مي کنيد.با تهيه يک فهرست زماني از فعاليت هاي روزانه مي توانيد مواردي که نياز به توجه بيشتري دارند را مشخص کنيد. ثبت فعاليت هاي روزانه و نگهداري فهرست مربوطه بستگي به سيکل کاري شما دارد. اگر سيکل کاري شما ماهيانه است ثبت فعاليت و نگهداري از فهرست را به مدت چند ماه انجام دهيد و اگر سيکل کاري شما هفتگي است ثبت فعاليت را به مدت چند هفته ادامه دهيد. بررسي فهرست زمان بندي:براي بررسي فهرست زمان بندي هر قسمت 30 دقيقه اي را متناسب با ماهيت فعاليتي که در آن 30 دقيقه انجام داده ايد (مثلاً شرکت در جلسه، خواندن پيام الکترونيکي کمک به همکاران يا تماس تلفني) در يک گروه قرار دهيد. سپس وقتي را که روي هر فعاليت صرف کرده ايد محاسبه کنيد.به اين ترتيب مي توانيد عملکرد خود را در يک روز کاري ارزيابي کنيد و ببينيد براي هر نوع فعاليت چقدر وقت صرف کرده ايد. همچنين مي توانيد براي استفاده موثر از زمان برنامه ريزي کنيد. تقسيم بندي وظايف:وظايفي که در طول روز انجام داده ايد را به گروه هاي مختلف تقسيم کنيد. اين گروه ها مي تواند شامل کارهاي روزمره (نوشتن گزارش) انجام کارهاي در دست اقدام (ترتيب دادن ملاقات) و اقداماتي که در گسترش کار به شما کمک مي کنند (پيدا کردن رابطه هاي کاري جديد) باشد. مقدار زمان صرف شده روي هر گروه را بر حسب درصد محاسبه کنيد.شناسايي الگوها:حال که متوجه شده ايد چگونه از وقت خود استفاده مي کنيد از خود بپرسيد آيا از وقتي که براي امور مختلف اختصاص مي دهيد راضي هستيد يا خير؟ توزيع کارهاي انجام شده در طول روز به چه شکل است؟ آيا اوقاتي وجود دارد که شما خيلي پر مشغله باشيد و ديگران بيکار باشند (و بر عکس)؟ اگر اين طور است سعي کنيد تقسيم بندي موجود را مجدداً سازمان دهي کنيد تا بتوانيد کارهاي خود را با ثبات و اثربخشي بيشتري به انجام برسانيد. اثربخشي عملکرد روزانه:با توجه به مطالب ارائه شده اکنون ببينيد الگوي کاري شما چقدر به الگوي مطلوب (15: 25: 60) در صفحه مقابل نزديک است. اگر وقت زيادي را فقط روي يکي از گروه ها صرف مي کنيد برنامه زمان بندي خود را بازبيني کنيد تا عملکرد زماني موثرتري داشته باشيد. براي مثال اگر خود را صرف کارهايي مي کنيد که افراد زيردست هم مي توانند انجام دهند بهتر است انجام اين کارها را به آنها واگذار کنيد. با اين روش مي توانيد توان خود را صرف کارهايي بکنيد که براي انجام آنها وقت کافي نداريد. مهارت هاي خود را ارزيابي کنيد:يکي از رموز موفقيت در مديريت مهارت در استفاده بهينه از زمان است. با پر کردن پرسشنامه زير مهارت خود را در اداره زمان ارزيابي کنيد. پاسخي را انتخاب کنيد که به تجربه شما نزديک تر باشد. اگر پاسخ شما ((هرگز)) است گزينه 1 و اگر پاسخ ((هميشه)) است گزينه 4 را علامت بزنيد و ...امتيازات خود را جمع بزنيد و براي کسب نتيجه به قسمت ((تجزيه و تحليل)) مراجعه کنيد با توجه به پاسخ خود زمينه هايي که نيازمند هستند را مشخص کنيد. گزينه ها:1- هرگز 2- گاهي اوقات 3- اغلب 4- هميشه1- هميشه سر وقت و آماده به ملاقات مي روم.2- در اتاق جلسه ساعت ديواري را جايي قرار مي دهم که براي همه قابل روئيت باشد. 3- از ملاقات هايي که ترتيب مي دهم نتيجه مورد نظر به دست مي آيد. 4- ملاقات هايي که ترتيب مي دهم اغلب سر وقت تمام مي شوند. 5- مراسلات پستي را به محض رسيدن به دفتر باز مي کنم.6- نشريات مربوط به کارم را روزنامه وار و سريع مطالعه مي کنم. 7- در محل کار براي نشرياتي که مطالعه نمي کنم نام نويسي نمي کنم. 8- نامه هايي دريافتي از طريق نمابر را همان روز مي خوانم.9- هنگام انجام کار همکاران مزاحمتي ايجاد نمي کنند. 10- از قبل براي همکاراني که مي خواهند به من مراجعه کنند وقت تعيين مي کنم.11- ساعاتي از روز به ملاقات با همکاران اختصاص مي دهم. 12- زماني که غرق تفکر هستم در اتاق را مي بندم. 13- درباره ((تماس هاي متقابل تلفني)) به قول خود عمل مي کنم. 14- مکالمات تلفني من کوتاه است. 15- با کمک همکاران يا منشي خود از جواب دادن همه تماس هاي تلفني پرهيز مي کنم.16- از قبل تعيين مي کنم به چند تماس تلفني مي توانم پاسخ بدهم. 17- به محض دريافت ياداشت هاي داخلي آنها را فوراً به طور اجمالي مرور مي کنم. 18- يادداشت هاي داخلي را بعداً به طور کامل مي خوانم.19- مراقب هستم کازيه روي ميزم بيش از حد پر نشود. 20- ميز کارم هميشه مرتب و خلوت است. 21- کارهايي که خودم مي توانم انجام بدهم را به همکارانم واگذار مي کنم. 22- درباره کارهايي که به ديگران واگذار مي کنم پيگيري هاي لازم را انجام مي دهم. 23- از همکارانم مي خواهم که گزارش هاي خود را به يک صفحه محدود کنند. 24- در سيستم اطلاع رساني سازمان گيرنده اطلاعات را مشخص مي کنم. 25- به هر يک از فعاليت هاي تفکر و عمل، زمان متناسبي اختصاص مي دهم. 26- يک فهرست از کارهاي روزانه تهيه مي کنم. 27- من در ساعات مشخصي کار مي کنم و نه بيشتر. 28- سعي مي کنم به طور مستقيم با کارکنان در تماس باشم. 29- خصوصيات مثبت تک تک همکارانم را مورد توجه قرار مي دهم.30- از آخرين تکنولوژي اطلاعاتي آگاهي دارم. 31- پيام هاي دريافتي از طريق پست الکترونيکي را ذخيره و بعداً مطالعه مي کنم. 32- فايل هاي موجود در کامپيوتر را بازديد مي کنم. برنامه ريزي براي کسب موفقيتبررسي اهداف:در تعيين اهداف کلي لازم است که اهداف بلند مدت شخصي و کاري نيز مدنظر قرار داده شوند. البته در کوتاه مدت يک هدف شخصي (مانند تشکيل خانواده) ممکن است به طور موقت بر ساير اهداف بلند ندت (مانند تاسيس يک شرکت) ارجحيت پيدا کند. تعيين اهداف:اهداف خود را بنويسيد و بعد آنها را به اهداف کوتاه مدت، بلند مدت شخصي و کاري تقسيم بندي کنيد. سپس ببينيد آيا اين هدف ها واقع بينانه هستند يا خير. مثلاً با اين که همه افراد از خصوصيات بدني خاصي برخوردار هستند ولي هر زمان که بخواهند مي توانند مهارت هاي جديدي نيز ياد بگيرند. ببينيد براي رسيدن به اهداف مورد نظر به کدام مهارت ها احتياج داريد. ديگر دوران اين طرز فکر که ((يک شغل براي تمام عمر کافي است)) به سر آمده و براي اين که بتوانيد شغل خود را حفظ کنيد لازم است خود را همواره از جهت اطلاعات و مهارت به روز نگه داريد. به عبارت ديگر اهداف شغلي شما مي تواند گوناگون باشد و بالاخره براي رسيدن به هر يک از اهداف خود يک جدول زمان بندي تدوين و مهلت رسيدن به هر هدف را در آن قيد کنيد. برنامه ريزي براي اهداف شغلي:براي اين که اهداف خود را راحت تر به دست بياوريد بايد برنامه ريزي کوتاه و دراز مدت شغلي داشته باشيد و آن را در برنامه هاي روزمره خود لحاظ کنيد. نوشتن تجربيات، مهارت ها و ويژگي هاي تحصيلي و حرفه اي نيز مي تواند مفيد باشد. علاوه بر کار حرفه اي انجام کارهاي خانه يا نگهداري از نوزادان نيزمي تواند به شما تجربه ارزشمندي در زمينه مديريت بدهد. تعيين اولويت ها:پس از آن که فهرست اهداف کوتاه و بلند مدت حرفه اي خود را تهيه کرديد لازم است که آنها را به ترتيب اولويت مرتب کنيد. تحقق هر هدف بزرگ مستلزم انجام چند کار کوچک تر است. از ميان اين کارها مهم ترين آنها را شناسايي و به آن رسيدگي کنيد. بررسي عملکرد:تا آنجا که ممکن درباره شغلي فعلي خود صادق باشيد. چقدر از وقت شما صرف کارهايي مي شود که نبايد در آن لحظه انجام بدهيد؟ اهدافي که براي يک روز کاري تعيين کرده ايد تا چه حد تحقق پيدا مي کنند؟ اگر فرضاً هر روز 10 هدف براي به دست آوردن داريد (که ممکن است شامل کارهاي معمولي، روزمره، فوري و پيچيده باشد) کدام يک را در اولويت قرار مي دهيد؟ روز کاري خود را مورد بررسي قرار دهيد و ببينيد کدام کارها روزمره کدام يک جزو کارهاي جاري ميان مدت يا دراز مدت هستند و کدام يک جزو کارهاي مهم و فوري هستند. صرف نظر از سمتي که در سازمان داريد برنامه ريزي و سازمان دهي دقيق اوقات کاري اثربخشي و موفقيت شما براي رسيدن به اهداف را تا حد قابل ملاحظه اي افزايش مي دهد. تجزيه و تحليل وظايف:از کليه اهداف و وظايف جاري، آتي و روزمره خود فهرستي تهيه کنيد. آنها را به سه گروه تقسيم کنيد – نوع الف، ب، يا پ:نوع الف: وظايف مهم و فورينوع ب: وظايفي که يا مهم هستند و يا فورينوع پ: وظايفي که نه مهم و نه ضروري هستنداگر در تقسيم بندي وظيفه خاصي شک داريد آن را جزو نوع پ محسوب کنيد که اصلاً آن را در نظر نگيريد. اولويت بندي و واگذاري مسئوليت:براي اين که اولويت هاي خاص کاري را شناسايي کنيد فهرست کارها را مجدداً مرور کنيد. اکنون براي هر کدام از وظايف الف، ب و پ يک فهرست مجزا (و جمعاً سه فهرست) تهيه کنيد. سپس اين فهرست ها را بررسي کنيد و ببينيد انجام کدام يک به کمک ديگران نياز دارد کدام يک را فقط خودتان مي توانيد انجام دهيد و کدام يک را مي توانيد کاملاً واگذار کنيد.کارهاي غيرضروري را نيز شناسايي و حذف کنيد. در مورد کارهايي که بايد با کمک ديگران انجام شوند افراد مورد نظر را معرفي کنيد و مسئوليت کارهايي که بايد به ديگران واگذار شوند را تفويض کنيد. با اين کار سه فهرستي که تهيه کرده ايد کوتاه تر خواهند شد و فقط شامل کارهايي خواهند بود که تنها شما مي توانيد انجام دهيد. حال مي توانيد قدم بعدي را برداريد که عبارت است از برنامه ريزي روزانه. با تخمين مدت انجام هر يک از کارهاي باقي مانده ( و ذکر مدت انجام هر کار در کنار آن) مي توانيد هر يک از کارها را به نحوي برنامه ريزي کنيد که يا با کمک همکاران، يا بين ملاقات هاي از پيش تعيين شده و يا به صورت پروژه هاي دراز مدت انجام شوند. برنامه ريزي براي يک روز کاري:يک روز کاري بايد شامل وظايف گروه الف، ب، پ باشد. تعدادي از وظايفي که واقعاً در يک روز کاري مي توانيد انجام بدهيد را انتخاب کنيد. در ضمن اين روز کاري نبايد مثلاً 20 ساعت باشد. اين سه نوع وظيفه را طوري تقسيم کنيد که هر ساعت مشغول انجام يک نوع از آنها باشيد نه اين که اول از يک نوع شروع و بعد به نوع ديگر برويد. از اين وظايف جدي تر را با انجام کارهايي که از جديت کمتري برخوردار هستند جبران کنيد. ايجاد تعادل در تقاضا:دريافت مستمر اطلاعات جديد باعث مي شود اولويت هايي که تعيين کرده ايد مدام دستخوش تغيير شود. ممکن است دريافت اطلاعات جديد اهميت يا فوريت يک کار را تغيير دهد و حتي باعث شود که آن کار از فهرست کارهاي مهم حذف گردد. بنابراين ضرورتي ندارد که مثلاً براي جلسه اي که تاريخ برگزاري آن سه روز به تاخير افتاده امروزه گزارش تهيه کنيد. زماني که اطلاعات جديدي دريافت مي کنيد بلافاصله اولويت ها را مجدداً ارزيابي کنيد. واقع بيني:پذيرفتن کارهاي بيش از حد توان و جاه طلبانه مي تواند در فرد ايجاد اضطراب کند. بنابراين درباره توان خود و مقدار کاري که مي توانيد در يک مدت زمان معين انجام دهيد واقع بين باشيد. پذيرفتن کار زياد به نفع شما خواهد بود و نه به نفع همکاران شما. سعي کنيد ظرفيت هاي خود را بشناسيد و کارهايي که نمي توانيد با موفقيت انجان دهيد را نپذيريد. به همين ترتيب در مورد ديگران نيز واقع بين باشيد و بيش از حد توان از آنها انتظار نداشته باشيد. اگر از همکاران انتظار بيش از حد داشته باشيد ناتواني آنها در انجام کارهاي محوله شما را خسته و آنها را نيز خسته و دلسرد خواهد کرد. پس از شناخت ظرفيت خود و همکاران بهتر است سطح توقع خود را بالا ببريد. گاهي لازم است انسان تحت شرايط سخت قرار بگيرد تا از کسب موفقيت احساس پيروزي و لذت کند. زماني براي تفکر:همه ما به آرامش نياز داريم تا بتوانيم در خلوت خود درباره اولويت هاي مهم و کارهاي دشوار فکر کنيم. اين فرصت فراهم نخواهد شد مگر اين که زمان آن را از قبل تعيين کرده باشيم. اگر لازم است براي دقايقي از ساير همکاران جدا شويد و نگران نباشيد که آنها ناراحت مي شوند. مي توانيد برايشان توضيح بدهيد که مي خواهيد تنها باشيد تا بتوانيد درباره برخي مسائل فکر کنيد. انجام اين کار به خصوص در مکان هاي شلوغ و پر رفت و آمد لازم است. سعي کنيد انضباط شخصي داشته باشيد و از اين فرصتي که براي خود ايجاد مي کنيد نهايت استفاده را (به خصوص در مورد وظايف نوع الف و ب) ببريد. به ياد داشته باشيد که حتي يک فرصت کوتاه نيز به شما کمک مي کند تا کار با اثر بخشي بيشتري انجام شود. ارزيابي الگوهاي رفتار کاري: هر فردي از لحاظ توان فکري و بدني داراي يک ريتم خاصي است براي مثال ممکن است در ساعاتي از روز در اوج توان فکري و بدني باشد و در ساعاتي ديگر توان او کاملاً تحليل رفته باشد. سعي کنيد با ريتم بدن خود آشنا شويد و از طريق کار خود را با راحتي بيشتري انجام دهيد.زمان بندي انجام وظايف:انجام کارهاي سخت و پيچيده به زماني که در اوج توان فکري و بدني هستيد موکول شوند. براي مثال اگر شما از آن دسته افرادي هستيد که صبح زود سر کارمي رويد و بعد از ظهرها ورزش مي کنيد بايد وظايف نوع الف خود را حتماً اول روز انجام دهيد. از طرف ديگر اگر نمي توانيد قبل از ساعت 00، 9 بيدار شويد وظايف نوع الف خود را نزديک ظهر يا اوايل بعدازظهر انجام دهيد. به حداکثر رساندن کارايي:کيفيت عملکرد شما در طول روز يا در روزهاي مختلف متفاوت و بستگي به اين دارد که خسته هستيد يا سرحال. براي اين که بتوانيد فشار کاري را در طول روز تقسيم و اولويت هاي آن را مشخص کنيد لازم است که چرخه نيروي دهني و بدني خود را بشناسيد. براي مدت چند روز مواقعي که خيلي خسته يا سرحال بوده ايد را يادداشت کنيد و همچنين بنويسيد که در آن وقت مشغول انجام چه کاري بوده ايد. اگر هنگام خستگي مشغول انجام کار سخت بوده ايد پس کار شما موثر نبوده است. در آينده سعي کنيد وظايف نوع پ را براي اين لحظات، که خسته هستيد، بگذاريد. از آن جا که ((الگوي رفتار کاري)) افراد با يکديگر متفاوت است سازمان هاي سعي مي کنند ساعات کاري را انعطاف پذير کنند. از اين طريق کارکنان مي توانند با توجه به چرخه نيروي ذهني و جسمي خود انجام کارهايشان را بهتر برنامه ريزي کنند و کنترل بيشتري روي انجام کارها اعمال نمايند. ثبت و تنظيم برنامه هاي کاري: ثبت کارهايي که بايد در روزهاي آتي انجام شوند (مانند ملاقات ها و تعهدات) نقش مهمي در مديريت زمان دارد. براي اين کار مي توانيد از وسايل کاغذي و الکترونيکي مختلفي (مانند انواع تقويم و دفترچه يادداشت هاي الکترونيکي) استفاده کنيد. انتخاب ابزار: يک روش سنتي براي ثبت برنامه هاي آتي استفاده از سررسيد است. امروزه ابزارهاي بسيار پيشرفته اي مانند تقويم هاي الکترونيکي وجود دارند که با استفاده از آنها مي توانيد نشاني و شماره تماس افراد را ثبت کنيد و کارهاي حسابداري خود را نيز با آنها انجام دهيد. نوع ابزار را بايد با توجه به نياز و کارتان انتخاب نماييد. مثلاً ممکن است هر صفحه از سر رسيد به يک روز اختصاص يابد يا ممکن است ترجيح بدهيد در يک نگاه تمام روزهاي هفته را جلوي چشم داشته باشيد. برنامه ريزي با استفاده از تقويم:استفاده از تقويم نياز به انضباط دارد. اولين کاري که بايد انجام دهيد اين است که ملاقات ها و برنامه هاي آتي را همان لحظه که قطعي مي شوند در تقويم ثبت کنيد. براي هر ملاقات توجه به برخي نکات ضروري است: تعيين زمان موردنياز براي آماده شدن و رسيدن به محل مورد نظر تعيين زمان لازم براي پيگيري هاي بعدي و نوشتن گزارش جلسه. شيوه نگهداري از تقويم :براي به حداکثر رساندن کارايي و اثربخشي استفاده از تقويم اگر کسي غير از شما مسئول به روز نگهداشتن آن است هر بار که زمان ملاقات يا انجام کاري را تنظيم مي کنيد به آن فرد نيز اطلاع دهيد. سعي کنيد تقويم هميشه به روز باشد و براي اطمينان از زمان انجام کارها مرتب آن را بازديد کنيد. استفاده از سيستم اينترنت را نيز مورد توجه قرار دهيد چرا که اين سيستم تماس هم زمان چند نفر را از نقاط مختلف با تقويم الکترونيکي ميسر مي سازد. هر روز وظايف نوع الف را در فاصله کارهايي که از قبل برنامه ريزي شده اند انجام دهيد و تلاش کنيد آنها را ظرف مدت تعيين شده تمام کنيد. فرصتي را هم براي کارهاي پيش بيني نشده کنار بگذاريد. تهيه فهرست اصلي:حتي بعد از آن که کارها را بر حسب اهميت و ضرورت به سه نوع الف، ب و پ تقسيم کرديد ممکن است باز هم مواردي پيش آيد که شما را به خاطر تعداد کارهاي موجود و زمان اندک براي انجام آنها سر درگم و نگران سازد. اين موقعيت مناسبي براي تهيه يک فهرست اصلي است. فهرستي که مي توانيد در آن همه کارهاي کوچک و بزرگ خود را بنويسيد و مهلت انجام هر کار را در کنار آن قيد کنيد. نوشتن اين فهرست خود جنبه درماني دارد و فشار زيادي را از روي دوش شما برمي دارد. علاوه بر اين داشتن چنين فهرستي (در مقايسه با فهرست زمان بندي شده) به شما تصوير بهتري از موقعيت موجود مي دهد. بعضي مواقع بدون آن که نياز به فکر کردن باشد راه حل بعضي مشکلات خودشان به ذهن مي آيند. براي مثال ممکن است متوجه شويد که چون راه اندازي خط توليد محصول جديد شرکت به تاخير افتاده است ضرورتي ندارد که چندان نگران عقب افتادن طرح بازاريابي آن باشيد. شيوه موثرتر براي به کارگيري فهرست ها:در فهرست اصلي همه کارها بايد بر حسب نوع آنها (الف، ب يا پ) مشخص شده باشند. اين فهرست را به طور مستمر اصلاح کنيد، کارهاي جديد را بلافاصله وارد کنيد کارهاي انجام شده را خط بزنيد و کارها را با استفاده از رنگ و علامت هاي مختلف اولويت بندي کنيد. اگر مايل باشيد مي توانيد کارهاي مشابه را دسته بندي کنيد مثلاً تماس هاي تلفني را با ستاره مشخص کنيد کنار نامه هاي مهمي که بايد بنويسيد ضربدر بزنيد و ملاقات ها را با قلم رنگي مشخص کنيد. اين کار به شما کمک مي کند تا در يک نگاه کليه کارهايي که بايد انجام شوند را مشاهده کنيد و حتي موجب شود تا همه کارهاي مشابه را يک جا انجام دهيد. با استفاده از اين شيوه براي کارهاي منزل نيز مي توانيد در زمان صرفه جويي کنيد. انجام کارهاي ناخوشايند:هر فردي از عهده کار خاصي برمي آيد. کاري مانند مواجه با يک مشتري سر سخت که انجام آن براي شما ناخوشايند است ممکن است براي همکار شما رقابت برانگيز باشد. از انجام کارهاي ناخوشايند را به زماني موکول کنيد که از لحاظ ذهني در وضعيت مثبتي هستيد. انجام اين قبيل کارها را به آخر روز يعني زماني که خسته هستيد و همين طور به لحظات آخر موکول نکنيد. برنامه ريزي دراز مدت:بعضي از کارها را نمي توان بعد از انجام دادن از روي فهرست اصلي حذف کرد. بعضي کارها به طور ادواري بايد تکرار شوند. تهيه و ارسال سفارش هاي ساليانه براي مشتريان از قبيل کارها هستند. براي انجام کارهاي اواري دراز مدت لازم است علاوه بر غهرست کارهاي کوتاه مدت يک نمودار ديواري نيز از کارهاي دراز مدت تهيه کنيد.تفکر مثبت:براي بعضي افراد زمان سريع مي گذرد و براي بعضي ديگر بسيار کند. اين که جزو کدام گروه هستيد بستگي به نوع نگرش شما دارد. با بهره گيري از تفکر مثبت و قدرتي که به دنبال دارد برنامه خود را با موفقيت روبرو خواهيد کرد. با تکيه بر تفکر مثبت حتي انجام خوشايندترين کارها بدون ناراحتي صورت مي گيرد. لذت بردن از زندگي:تفريح کردن راه هاي مختلفي دارد اما اگر براي کارهايي که از انجام آنها لذت مي بريد وقت نگذاريد آن وقت تاثير شما بر ديگران يک تاثير منفي خواهد بود. فعاليت هايي که انجام آنها موقع کار برايتان لذت بخش است را شناسايي کنيد و در فهرست زمان بندي انجام کارها اين فعاليت ها را بگنجانيد. براي خود برنامه هاي تفريحي مانند رفتن به سينما شرکت در جشن هاي موسيقي يا رفتن به مسابقات اتومبيل راني ترتيب بدهيد. علاوه بر اين حتي اگر نمي توانيد فعاليت هاي تفريحي داشته باشيد سعي کنيد تاثير مثبتي از خود جا بگذاريد. شيوه برخورد با مشکلات:با داشتن مثبت به زندگي راحت تر و سريع تر مي توان اوقات خود را اداره و مشکلات کاري را برطف کرد. براي شروع سعي کنيد نسبت به خود و زندگي احساس خوبي داشته باشيد. از اين طريق ديگر مشکل ديگران را به همه تعميم نخواهيد داد و مشکلات و دلهره هاي کاري را با ابتکار عمل حل خواهيد کرد. جلوگيري از اضطراب:به نظر مي رسد که کلمه ((پر مشغله)) اين موضوع را به ذهن متبادر مي کند که افراد ((پر مشغله)) فرصتي براي برنامه ريزي آينده ندارند. شما بايد قادر باشيد که در اوقات پر مشغله از ساعات باقي مانده روز استفاده بهينه ببريد. از ديد روانشناسي نيز اين تمرين خوبي است تا فعاليت هاي خود را برنامه ريزي کنيد چرا که اين کار شما را قادر مي سازد تا وقت خود را در اختيار بگيريد و بر کارهاي دشوار مسلط باشيد. مي توانيد در مدتي که مشغول برنامه ريزي هستيد آگاهانه شيوه مثبت انديشي را پيش بگيريد و به اين ترتيب از اضطراب دوري کنيد وبه هدف خود برسيد. مرتب کردن دفتر کار:سازمان دهي کردن محل کار مي تواند عملکرد شما را به طرز محسوسي ارتقا دهد. از ميز کار شروع کنيد و به شکلي آن را منظم کنيد که با جمع شدن انبوهي از کاغذ چيزي در اين ميان گم نشود. سپس سراغ کشي پرونده ها و کمد کتاب ها برويد و هم زمان محيط اطراف خود را نيز مرتب کنيد.جلوه محيط کار:از نحوه قرار گرفتن وسائل رنگ آميزي و نظم و ترتيب داخل اتاق مي توانيد درباره شخصي که از آن اتاق استفاده مي کند به مطالب زيادي پي ببريد. وضعيت اتاق تاثير زيادي بر ذهنيت همکاران زيردستان و کارکنان مافوق نسبت به شما دارد. بنابراين سعي کنيد که از خود ذهنيت مبتي به جا بگذاريد. اگر هر روز ملاقات هاي زيادي در اتاق داريد کاري کنيد ذهنيت افرادي که به ملاقات شما مي آيند همان ذهنيتي باشد که مدنظر شما است. اگر کسي که به ملاقات شما آمده فرد منضبطي باشد با وضعيت آشفته اتاق خود هرگز نمي توانيد او را متقاعد کنيد که از ذهني سازمان يافته برخوردار هستيد. رسيدگي به پرونده ها:به ميز خود به عنوان يک خط توليد نگاه کنيد. مواد خام (که در واقع همان کاغذها هستند) از يک طرف وارد مي شوند تا قبل از انتقال به مرحله بعد توسط يک ماشين (يعني فکر شما) تحت فراوري قرار گيرند. همانند کارخانه ها شما نيز مي توانيد خدمات لجستيکي به موقع را براي اتاق کار خود فراهم کنيد. به عبارت ديگر بايد بدانيد که کاغذهاي وارده از چه اولويتي برخوردار هستند و بايد به کجا فرستاده شوند. درجه اولويت هر يک از نامه ها يا مدارک را تعيين کنيد. اگر کار در حيطه مسئوليت خودتان است فوراً اقدام کنيد و گرنه، آن را به ديگري واگذار کنيد. اگر پيگيري نامه به اقدامات ديگري نياز دارد آن را داخل کازيه و فايل مخصوص نامه هاي در دست اقدام قرار دهيد. نامه هاي غير فوري را نيز در فايل ((نامه هاي ورودي)) بگذاريد. مرتب کردن اوراق کاغذي:سيستمي ايجاد کنيد که به وسيله آن از دريافت تمام نامه هاي وارده مطلع شويد. درباره نامه هاي فوري بلافاصله اقدام کنيد (البته هر روز زماني هم براي بررسي نامه هاي غير فوري اختصاص دهيد.) در صورتي که بايد براي يک نامه اقدامي نيز انجام دهيد آن را در ليست کارهاي در دست اقدام بگذاريد. آن دسته از نامه ها و مدارکي که احتياج نداريد و يا اقدامات مربوط به آنها را انجام داده ايد دور بيندازيد. مرتب کردن محيط کار:وسايل موجود در محيط کار (مانند ميز، صندلي، کابينت فايل ها، چراغ و ...) بايد به شکلي سازمان دهي شوند که براي شما مناسب و مفيد باشند. به سبک کار خود و اين که از دفتر کار براي چه منظوري استفاده مي کنيد توجه نماييد. اگر در طول روز افراد زيادي به ملاقات شما مي آيند ميز خود را جايي قرار دهيد که از ورود افراد مطلع شويد. اگر جلسات زيادي دراتاق شما برگزار مي شود صندلي ها را طوري بچينيد تا افراد راحت بنشينند. پرونده هايي را در محيط کار خود نگهداريد که دائماً مورد نياز شما هستند. اين پرونده ها را بايد نزديک ميز کار، و ترجيحاً به شکلي، قرار دهيد که براي برداشتن آنها نياز به بلند شدن نباشد. پرونده هايي که کمتر مورد استفاده قرار مي گيرند را در محل جداگانه اي خارج از دفتر نگهداري کنيد و اگر اين کار مقدور نيست آنها را در گوشه اي از اتاق (که سر راه را نباشند) بگذاريد. بايگاني پرونده ها:يک سيستم بايگاني ابداع کنيد چرا که يک سيستم مناسب از هدر رفتن وقت جلوگيري مي کند. البته همه سيستم هاي بايگاني کامل و مطلوب نيستند. ولي مي توانيد سيستمي انتخاب کنيد که براي پرونده هاي شما مناسب باشد. مرتب کردن پرونده ها:سيستم بايگاني بايد مانند سيستم جستجو در کامپيوتر عمل کند. از کلمات کليدي استفاده کنيد کلماتي که يادآور رشته اي از مفاهيم باشد و شما را به راحتي به پرونده و نامه مورد نظر برساند. انتخاب کلمات کليدي به ماهيت فعاليتي که انجام مي دهيد بستگي دارد. اگر در کار صادرات هستيد و با 70 کشور مختلف در سراسر دنيا کار مي کنيد مي توانيد سستم بايگاني را بر اساس تقسيم بندي جغرافيايي طراحي کنيد. بنابراين ابتدا پنج گروه اصلي خواهيد داشت که هر يک معرف يک قاره خواهد بود. از طرفي اگر مدير فروش شرکت کوچکي هستيد که نوشت افزار توليدمي کند مي توانيد مشتريان خود را به دو گروه عمده (يعني مشتريان خارجي و داخلي) تقسيم کنيد و براي هر يک فايل جداگانه اختصاص بدهيد. هر يک از مشتريان داخل فايل ها پوشه جداگانه اي خواهد داشت.تقسيم موضوع به موضوعات کوچکتر:اگر تقسيماتي که در سيستم بايگاني در نظر گرفته ايد بزرگ هستند بهتر است که هر يک را به تقسيمات کوچک تر خرد کنيد تا اداره کردن پرونده ها راحت تر صورت گيرد. براي مثال، مديري که مسئوليت طرح هاي توسعه را بر عهده دارد مي تواند سيستم بايگاني را بر حسب تک تک طرح ها تقسيم بندي کند و سپس براي موضوعات مرتبط با هر طرح پوشه جداگانه اي در نطر بگيرد.بر چسب زدن:براي بايگاني بهتر است از نگ ها و شکل هاي مختلف براي تقسيم بندي و طبقه بندي پرونده ها استفاده کنيد. براي مثال مدير فروش مي تواند مدارک مربوط به مشتريان صادراتي را در پوشه هاي قرمز بايگاني کند و نام آنها را بر چسب قرمز روي پوشه بنويسيد و براي مشتريان داخلي نيز از پوشه و بر چسب آبي استفاده کند. سيستمي که براي بايگاني انتخاب مي کنيد بايد به راحتي براي شما و ساير استفاده کنندگان قابل فهم باشد. بنابراين براي دسترسي سريع به پرونده ها فهرستي از قسمت هاي مختلف بايگاني و محتواي آنها روي کاغذ تهيه کنيد. بايگاني مرتب پرونده ها:در پايان روز يا هفته وقتي را براي بايگاني پرونده ها اختصاص دهيد. بايگاني مدارک و اوراق را هميشه به ديگران واگذار نکنيد، چرا که همه بايد از سيستم بايگاني اطلاعات به روز داشته باشند. تصميم گيري درباره اوراقي که بايد نگهداري و يا دور انداخته شوند کار مهمي است. بنابراين در انجام اين کار نقش فعالي داشته باشيد. راه هاي جلوگيري از به هم خوردن تمرکز:مراجعات اتفاقي و بدون برنامه گاهي خوشايند هستند ولي همه ما نياز داريم کار خود را بدون مزاحمت انجام دهيم. دفتر کار خود را طوري بچينيد که جلوي چشم ديگران ظاهر نشويد. براي افزايش بهره وري در کار از مراجعات اتفاقي همکاران جلوگيري کنيد. عوامل اختلال در تمرکز:براي جلوگيري از مزاحمت هاي ناخواسته فهرستي از افراد زير تهيه کنيد:افرادي مانند رئيس يا مشتريان مهم که هر لحظه ممکن است مراجعه نمايند .افرادي مانند همکاران که ممکن است وقتي که چندان درگير کار نيستيد پيش شما بيايند. افرادي که اصلاً مزاحم شما نمي شوند. تجديد نظر در چيدمان محيط کار:عبور افراد از مقابل شما باعث به هم خوردن تمرکز مي شود. ميز خود را طوري قرار دهيد که بتوانيد کساني که به در نزديک مي شوند را ببينيد. اگرنمي خواهيد کسي مزاحم شود در دفتر کارتان را ببنديد. حتي در صورتي که در اداره اي با محيط باز کار مي کنيد مي توانيد با انجام تغييراتي در نقشه محيط کار(مثلاً قرار دادن ميز پشت قفسه هاي بايگاني با قرار گرفتن پشت مانيتور کامپيوتر) مزاحمت ها را به حداقل برسانيد. اگر کاري کنيد که در معرض ديد کارکنان و همکاران نباشيد احتمال اين که آنها در موارد غير ضروري مزاحم شما شوند کمتر خواهد بود. گزينش اطلاعات:افراد هر روزه در محيط کار اطلاعات بسياري دريافت مي کنند که پردازش آنها به وقت زيادي احتياج دارد. ابداع يک سيستم مناسب کمک مي کند به همه اطلاعاتي که هر لحظه به دست شما مي رسد رسيدگي کنيد. گرفتن اطلاعات:اطلاعات به شکل هاي مختلفي به دست شما مي رسد مثلاً به روش هاي زير:کاغذ (نامه، نمابر، يادداشت، مجله، نشريات، گزارشات و ...)ابزارهاي الکترونيکي (پست الکترونيکي، اينترانت يا شبکه پردازش اطلاعات درون سازماني و ...)صوت (ملاقات هاي رو در رو، تلويزيون، راديو، تلفن، پست صوتي و ...)گاهي به نظر مي رسد که برخي اطلاعات از بقيه ضروري تر هستند ( و البته اين برداشت هميشه هم درست نيست). براي مثال، اولويت زماني تماس هاي تلفني از نامه بيشتر است چرا که بلافاصله بايد به آنها پاسخ داد. پردازش اطلاعات:سعي کنيد براي پردازش اطلاعات يک برنامه مناسب تنظيم کنيد، مثلاً اگر مي دانيد که پست نامه ها را ساعت 10 صبح به شرکت مي آورد و پيام هاي درون سازماني در ساعت 11 صبح پخش مي شوند قبل از ناهار زماني را براي رسيدگي به نامه ها اختصاص دهيد. نامه هاي الکترونيکي را در اسرع وقت بخوانيد و اگر تا آن زمان روزنامه ها و مجلات را نخوانده ايد نگاهي اجمالي هم به آنها بيندازيد. اين برنامه را در اواخر ساعت کاري نيز تکرار کنيد، ميزتان را مرتب کنيد و براي روز بعد آماده شويد. قبل از اين که در خصوص اطلاعات رسيده اقدامي صورت بگيرد مدت زماني از آن بگذرد. به جريان انداختن اطلاعات:شما مي توانيد بيشتر اطلاعاتي که به دستتان مي رسند را به طور مستقيم به همکاران و ساير کارکنان انتقال دهيد. اطلاعات را مي توان به سه دسته تقسيم کرد:اطلاعاتي که قبل از انتقال به ديگران بايد اصلاح شوند (مانند يادداشت ها و يا گزارشات داخلي)اطلاعاتي که مي خوانيد درک مي کنيد و سپس به ديگران انتقال مي دهيد(معمولاً در مورد نشريات و مجلات) اطلاعاتي که تکثير و سپس توزيع مي کنيد (مثلاً نامه مشتري که از شرکت شما رضايت دارد و جهت اطلاع ساير همکاران آن را تکثير و توزيع مي کنيد)نگهداري مطالب ((در دست بررسي)):درباره مطالبي که بعداً خواندن آنها را داريد چه بايد کرد؟ يک راه اين است که همه آنها را در پرونده اي جداگانه تحت عنوان ((کارهاي در دست بررسي)) بگذاريد و هر وقت فرصت داشتيد آنها را مطالعه کنيد. به هر حال يکي از مشکلات چنين پرونده هايي اين است که به طور غير قابل کنترلي حجيم مي شوند و هر وقت امکان داشت بايد نها را مرتب کرد. بنابراين هر بار که به پرونده مراجعه مي کنيد بايد مطالب منسوخ و نامربوط را خارج کنيد. تفويض کار به ديگران:پس از بازگشت از يک سفر چند روزه مواجه شدن با انبوه کارهايي که به آنها رسيدگي نشده است چندان خوشايند نيست. اگر کارتان ايجاب مي کند که اغلب اوقات پشت ميز نباشيد از يک نفر بخواهيد که به مطالب دريافتي رسيدگي کند. کسي که اين مسئوليت را به او واگذار مي کنيد بايد بتواند در نبود شما پيام ها و نامه ها را بررسي کند و آنها را به کارکناني که مي توانند از عهده کارها برآيند برساند. براي او توضيح بدهيد که چه مواردي را مي تواند شخصاً رسيدگي کند و چه مواردي را بهتر است نگهدارد تا شما باز گرديد. کسب اطلاعات به روز:با گذشت زمان کارايي اطلاعات تغيير مي کند. اخبار امروز فردا بخشي از تاريخ خواهد بود بنابراين مرتبط بودن مطالب با موضوع تابعي از زمان است. بعضي افراد معتقدند چيزي که امروز بي فايده و بدون استفاده است شايد بعدها به کار بيايد و به همين دليل همه اطلاعات را ذخيره مي کنند. به هر حال به خاطر داشته باشيد که معمولاً پردازش اطلاعات مکتوب به فضا و زمان زياي نياز دارد. بنابراين قبل از بايگاني مطالب مرجع ارتباط آن را با کار خود دقيقاً بررسي کنيد. کار کردن با ديگران:بهترين برنامه هاي مديريت زمان، هميشه تا حدودي به ديگران بستگي دارند. هيچ کس به تنهايي کار نمي کند. ممکن است يک تماس تلفني غير منتظره همه برنامه هاي روزانه را مختل کند. ياد بگيريد برنامه هاي زماني ديگران را با برنامه هاي خود تطبيق دهيد. برآورد وظايف کاري:ميزان تطابق کار شما با وظيفه ديگران بستگي به رابطه شما با آنها دارد. براي مثال، در نظر بگيريد که مجبوريد، بدون هماهنگي با مدير، يک جلسه فوري تشکيل بدهيد که خود او نيز بايد در جلسه بدون هماهنگي قبلي ناراحت شود و شايد اطلاعاتي داشته باشد که دستور جلسه را تغيير دهد و يا باعث لغو جلسه گردد. هنگام کار با کارمندان ارشد لازم است در مورد تصميماتي که مي گيريد به دقت فکر کنيد. بررسي برداشت ها:بسياري از افراد درباره آن چه مديريت زمان نام دارد قضاوت هاي نادرستي دارند. در محيط کار معمولاً دو دسته افراد وجود دارند: افرادي که به نظر پر کار مي رسند ولي بازدهي ندارند و دسته دوم افرادي که به نظر پر کار نيستند ولي عملاً با تنظيم وقت بازدهي بالايي دارند. اين دو گروه را با هم اشتباه نگيريد. هنگام کار با ديگران و قبل از اين که در مورد کارايي آنها نظر بدهيد روال کاريشان را تجزيه و تحليل کنيد. براي صرفه جويي در وقت مي توانيد يا از الگوي کاري آنها پيروي کنيد يا بخواهيد که الگوي کاري شما را دنبال کنند. تجزيه و تحليل انگيزه ها:جذابيت کار براي افراد مختلف متفاوت است. يکي از شواهدي که نشان مي دهد افراد نسبت به کار خود بي انگيزه شده اند عدم استفاده موثرتر و مناسب از زمان است. عوامل دلسردي عبارتند از:- افراد کار زيادي براي انجام دادن ندارند. در اين صورت کار را در کل سازمان تقسيم کنيد تا مطمئن شويد همه افراد به اندازه کافي مشغله کاري دارند.- افراد ناراضي و سرخورده هستند، چون به کاري که انجام مي دهند علاقه ندارند. براي ايجاد يک برنامه کاري مطلوب تر با آنها گفت و گو کنيد.- افراد احساس مي کنند که فشار کاري آنها زياد است. به آنها کمک کنيد تا مهارتشان را در مديريت زمان ارتقا دهند و يا ببينيد چگونه مي توان حجم کارشان را کاهش داد. اداره کردن جلسات:جلسه فرصتي است که افراد بيش از هميشه با هم ارتباط پيدا مي کنند. گرد هم آوردن افراد پرمشغله در جلسه کار دشواري است. برنامه ريزي، تهيه دستور جلسه رفت و آمد و پيگيري جلسه همگي از جمله کارهاي زمان بر هستند. مهم تر از همه شرکت کنندگان مي توانند از زماني که براي شرکت در جلسه صرف مي کنند براي انجام کارهاي ديگر استفاده نمايند. از خود بپرسيد آيا لازم است که همه اين افراد در جلسه شرکت داشته باشند. براي تبادل نظر با افراد شايد بتوانيد به جاي تشکيل جلسه از راه ديگري مثلاً تلفن استفاده کنيد. اين کار باعث صرفه جويي در وقت مي شود.در صورتي که همه شرکت کنندگان کارمند يک شرکت باشند به حداقل رساندن زمان جلسه به نفع همه است. دستور جلسه را دقيقاًبررسي کنيد. تماس تلفني با افراد:امروزه بيشتر مشاغل به تلفن و براي تماس سريع و مستقيم به پست صوتي وابسته هستند. استفاده موثر و مناسب از اين ابزار مي تواند کارايي و عملکرد شما را به نحو چشمگيري افزايش دهد. زمان مناسب براي تلفن زدن:يک فهرست از افرادي که بايد به آنها تلفن بزنيد تهيه کنيد و در ساعت مشخصي از روز تماس هاي تلفني را انجام دهيد. هدف هر يک از تماس ها را مشخص کنيد و همانند جلسات براي هر يک از تماس ها دستور جلسه کوتاهي تنظيم کنيد. سپس اطمينان حاصل کنيد که در طول گفت و گو به همه جزئيات دستور جلسه پرداخته ايد. تماس ها را به ترتيب اهميت اولويت بندي کنيد و بيشترين وقت و انرژي را براي مهم ترين و ضروري ترين آنها صرف کنيد. منحرف نشدن از موضوع مکالمه: اجازه ندهيد که مکالمات تلفني بيشتر از آن چه در دستور جلسه تعيين کرده ايد طول بکشد مگر اين که دليل خوبي براي اين کار داشته باشيد (مثلاً براي رفع مشکلي غيره منتظره). يادداشت برداريد و در دستور جلسه در مقابل موارد صحبت شده علامت ( ) بزنيد. ممکن است شما با ايستاده صحبت کردن و يا راه رفتن، تمرکز بيشتري پيدا کنيد. گاهي ممکن است هنگام گفت و گو با افرادي که از صحبت کردن با آنها لذت مي بريد زمان را فراموش کنيد. اين گونه موارد را مدنظر قرار دهيد و منظور از مکالمه تلفني را مشخص کنيد دقت کنيد که آيا امکان کوتاه تر کردن مکالمه وجود دارد يا لازم است زماني را صرف ايجاد حسن تفاهم و يا آرام کردن يک مشتري عصباني کنيد؟ به عنوان تمرين به مدت يک هفته با يک زمان سنج مدت زماني را که براي هر مکالمه صرف مي کنيد اندازه بگيريد. اين کار هم از نظر محاسبه هزينه تلفن و هم از نظر زماني که براي هر مکالمه صرف مي کنيد مفيد است. استفاده از سيستم پست صوتي:امروزه در شرکت ها استفاده از دستگاه هاي پيام گير، که به پست صوتي نيز معروف هستند يک موضوع عادي است. شايد شما از آن دسته افرادي باشيد که از صداي بي روح و ماشيني پيام گير خوشتان نيايد ولي به هر حال بايد نحوه عملکرد اين سيستم و استفاده موثر از آن را يا بگيريد. اين دستگاه وسيله بسيار خوبي است که مي توان از آن براي تنظيم جلسات داخلي يا جواب گرفتن از يک همکار پرمشغله استفاده کرد. براي معامله کردن و چانه زدن از پست صوتي استفاده نکنيد. براي اين کار بهتر است با طرف مقابل رو به رو شويد تا عکس العمل او را ببينيد و زمينه هاي توافق را پيدا کنيد. پاسخ به تماس تلفني ديگران:پاسخ به تماس تلفني ديگران با تلفن زدن به آنها تفاوت زيادي دارد. ممکن است زماني که اصلاً آمادگي نداريد، کسي تلبفن بزند و وقت شما را بگيرد و در کارتان وقفه ايجاد کند. روشي ابداع کنيد که اتلاف زمان را کاهش دهد. به اين ترتيب هر زمان که مايل بوديد با کساني که تماس مي گيرند صحبت کنيد. تعيين زمان براي تلفن زدن:کسي که تلفن مي زند به اختيار خود زمان تلفن زدن را تعيين مي کند، ولي تکنولوژي جديد اين موازنه قدرت بين کسي که تلفن مي زند و کسي که به او تلفن مي شود را تغيير داده است. امروزه مي توانيد تا حدودي مدت زماني که ديگران با شما تلفني صحبت مي کنند را تعيين کنيد. به اين وسيله مي توانيد ساعات کاري خود را هر طور که مايليد تنظيم کنيد. اگر پيام گير يا سيستم پست صوتي داريد پيام کوتاهي در آن ضبط کنيد و زمان بازگشت به دفتر کار را اعلام کنيد تا شخص تماس گيرنده مجدداً در همان زمان با شما تماس بگيريد. اگر منشي داريد تماس ها را از طريق او انجام دهيد و به او اطلاع دهيد که مايليد با چه کساني و چه وقت صحبت کنيد. برخورد با تماس گيرندگان سمج:اگر منشي داريد به او يادآوري کنيد تا تلفن افراد سمج را وصل نکند. اگر کسي با سماجت موفق شد با شما تماس بگيرد مودبانه و قاطعانه به او بگوييد که به حرف هاي او علاقه اي نداريد. به ياد داشته باشيد که اگر چه ممکن است مزاحمت هاي افراد سمج آزار دهنده باشد اما آنها کارشان را انجام مي دهند و هميشه بايد با آنها مودبانه صحبت کنيد. ضبط کردن پيام ها:پيامي که روي پيام گير يا سيستم پست صوتي ضبط مي کنيد بايد اثر مطلوبي بر تماس گيرندگان بگذارد. پيام مختصر و کوتاه، پاسخ کوتاه در پي خواهد داشت. اگر دستگاه تلفن شما اين امکان را داشت که زمان پيام هاي تماس گيرندگان را محدود کنيد، از اين ويژگي استفاده کنيد و از افراد بخواهيد که پيام هاي کوتاه بگذارند. به اين ترتيب گوش کردن به پيام ها وقت کمتري مي گيرد. هر روز زمان مناسبي را به شنيدن و يادداشت برداري از پيام ها اختصاص دهيد.خواندن و نوشتن:بسياري از افراد بخش عمده اي از اوقات کاري را صرف خواندن و فهميدن مطالب تهيه يادداشت، نامه و نوشتن گزارش از آنها مي کنند. روش صحيح انجام اين کارها را بياموزيد تا در وقت صرفه جويي کنيد. روش مطالعه اجمالي:هنگام مطالعه يک مطلب خواندن جمله هايي که مفاهيم مهم را شرح و بسط مي دهند وقت زيادي مي گيرد. شيوه خواندن اجمالي و پيدا کردن کلمات کليدي را ياد بگيريد. استفاده موثر از روش خواندن اجمالي نياز به تمرين دارد. از يک متن ساده شروع کنيد و همه کلمات آن را بخوانيد. همين طور که پيش مي رويد در هر پاراگراف زير کلمه کليدي خط بکشيد سپس به ابتداي متن باز گرديد و ببينيد آيا مي توانيد از روي کلمه هايي که زير آنها خط کشيده شده مفهوم متن را متوجه شويد. اين کار را در مورد متن هاي ديگر نيز تکرار کنيد تا سرانجام به مرحله اي برسيد که بتوانيد کلمات کليدي را فوراً و به راحتي شناسايي کنيد. ارزيابي مطالب:هنگام مطالعه گزارش ها و مقاله ها ابتدا سعي کنيد مفهوم کلي آن را برداشت کنيد. مقدمه و خلاصه را بخوانيد و نگاهي به فهرست مطالب بيندازيد. در صورتي که گزارش مفصلي به دستتان رسيد ابتدا نگاهي اجمالي به کل آن از ابتدا تا انتها بيندازيد و به عناوين هر بخش توجه کنيد. در صورتي که کل گزارش را بعد از مدت کوتاهي بخوانيد متوجه مي شويد که محتوا و ساختار گزارش را مي دانيد اين کار به شما کمک مي کند که گزارش را سريع تر و بهتر مطالعه کنيد. اگر براي خواندن روزنامه و مجله وقت کافي نداريد در ذهن خود از تيتر آنها يادداشت برداريد و قسمت هاي چکيده را به طور اجمالي بخوانيد. مشکل گزارش نويسي:اگر براي شروع نوشتن با مشکل مواجه مي شويد روش خود را عوض کنيد و روشي را انتخاب کنيد که مشکل شما را حل کند. لازم نيست که براي نوشتن گزارش از ترتيب خاصي پيروي کنيد. اگر آن را به بخش هاي کوچک تر تقسيم کنيد نوشتن آن راحت تر خواهد بود. ممکن است نوشتن مقدمه و نتيجه گيري مشکل باشد بنابراين به محض اين که مطلبي به ذهن شما خطور کرد شروع به نوشتن کنيد. نکته مهم اين است که مطلبي براي شروع نوشته شود. اغلب به راحتي مي توان بعد از تمام کردن گزارش قسمت هاي مختلف آن را جا به جا کرد. کاهش کاغذ بازي:براي اين که نياز کمتري به نوشتن داشته باشيد بياموزيد که چگونه به مکاتبان رسيده مثل يادداشت ها و نمابر رسيدگي کنيد. شايد لازم باشد به نامه دريافتي پاسخ مشروحي داده شود. ولي بهتر است قبل از ارسال پاسخ فوراً يک يادداشت کوتاه روي نسخه اصلي بنويسيد. اين کار سريع تر است و باعث صرفه جويي در مصرف کاغذ مي شود. باز کردن نامه ها را به دستيار يا يکي از اعضاي رده پايين گروه محول کنيد. براي او توضيح دهيد که چگونه اين کار را انجام دهد و چگونه اطلاعات را براي بررسي اولويت بندي کند. به اين ترتيب مي دانيد حجم نامه هايي که شخصاً به آنها رسيدگي مي کنيد را کاهش دهيد. استفاده از تکنولوژي:امروزه اگر به اصول اوليه تکنولوژي اطلاعاتي يعني هم گرايي ارتباطات و محاسبه آگاهي نداشته باشيم قادر به استفاده موثر از وقت نخواهيم بود. با استفاده از اصول اوليه تکنولوژي اطلاعاتي مي توانيم روي ميز خود يک کتابخانه داشته باشيم يا يک سرويس پستي را به خدمت بگيريم.بايگاني مطالب در کامپيوتر:براي بايگاني مطالب در کامپيوتر از سيستمي مشابه سيستم بايگاني کاغذي استفاده کنيد. براي طبقه بندي اطلاعات روشي ابداع کنيد که براي شغل شما مناسب باشد. مدارک را با زدن برچسب به طور منطقي طبقه بندي کنيد. داده ها را در اسناد و اسناد را در پوشه ذخيره کنيد. پوشه ها را نيز روي حافظه کامپيوتر يا روي ديسکت هاي مجزا (که حکم قفسه هاي بايگاني را دارند) بريزيد. حوزه هاي مغناطيسي باعث از بين رفتن داده هاي الکترونيکي ذخيره شده روي حافظه کامپيوتر يا ديسکت مي شوند. بنابراين از کليه اطلاعات نسخه پشتيباني تهيه کنيد و روي آنها برچسب بزنيد.استفاده از پست الکترونيکي:پست الکترونيکي دو نوع است: يکي اينترانت (شبکه پردازش اطلاعات درون سازماني) داخل شرکت ها که معمولاً براي انتقال پيام بين همکاران مورد استفاده قرارمي گيرد و ديگري پست الکترونيکي از طريق اينترنت که امکان ارتباطات بين المللي را ميسر مي سازد. استفاده از پست الکترونيکي آسان است و مي توان از آن به عنوان کانالي براي انتقال پيام هاي ساده و حتي پيچيده استفاده کرد. مي توانيد هر نوع مدرک موجود در کامپيوتر را توسط پست الکترونيکي ارسال کنيد. بنابراين در صورتي که گيرنده نيز نرم افزار مناسب خواندن پيام را داشته باشد نيازي به وارد کردن يا تايپ اسناد نخواهد بود. از آنجايي که پست الکترونيکي بسيار وسيع است يک ابزار غير رسمي محسوب مي شود و لازم نيست قوانين خشک و سخت دستور زبان را دقيقاً رعايت کنيد. ولي به خاطر داشته باشيد تضميني وجود ندارد که نامه هاي الکترونيکي محرمانه بمانند. برگزاري جلسات:در هر هفته کاري وقت زيادي در جلسات سپري مي شود. مثلاً يک مدير هر هفته حدود نصف ساعات کاري را در جلسات مي گذارند. يکي از جنبه هاي مهم مديريت زمان سهولت در برگزاري جلسات و تحقق اهداف آنها است. جلسات تک به تک (دو نفره):جلسات تک به تک (دو نفره) نسبت به جلسات رسمي بزرگ انعطاف پذيرتر هستند و مي توان مدت آنها را به راحتي کنترل کرد. دقت کنيد که اين گونه جلسات نه آن قدر کوتاه باشند که طرف مقابل نتواند حرفش را بزند و نه آن قدر طولاني باشد که موجب خستگي طرفين شود. تنظيم زمان جلسات کوچک:بعضي از جلسات تک به تک اهداف بسيار خاصي دارند (مثلاً استخدام و يا ارزيابي کارمندان). در اين موارد ترتيب و مدت جلسه دقيقاً تعيين مي شود. معمولاً جلسات تک به تک رسمي يا مختصر و مفيد هستند (مثل ارزيابي کارکنان) و يا کلي و بدون مدت معين (مثل توبيخ افراد خاصي). در حالت دوم قبل از شروع جلسه موضوع را براي خود روشن کنيد و براي جلوگيري از اتلاف وقت جلسه را طولاني نکنيد. با تعيين موضوع و مدت زمان جلسه انتظارات طرفين از جلسه مشخص مي گردد و به اين ترتيب از ايجاد سوء تفاهم و اتلاف وقت براي رفع آن جلوگيري مي شود. برنامه ريزي براي جلسات بزرگ:همه کساني که در جلسه شرکت مي کنند بايد از قبل هدف از جلسه و نقش خود را بدانند. قبل از جلسه شرکت کنندگان را در جريان دستور جلسه قرار دهيد و به آنها بگوييد که در جلسه درباره چه موضوعاتي بحث خواهد شد. در اين صورت مي توانند مطالب لازم را آماده و نظراتشان را در طول جلسه ابزار کنند. اگر همه افراد بدانند که در مدت زمان تعيين شده بايد به تمام موارد دستور جلسه رسيدگي شود رئيس جلسه راحت تر مي تواند از تاکتيک هاي جلوگيري از اتلاف وقت استفاده کند. از روي دستور جلسه مي توان تعيين کرد که براي هر موضوع چقدر وقت مي توان صرف کرد. تهيه دستور جلسه:ترتيب مواردي که در دستور جلسه ذکر شده است تاثير زيادي بر زمان بندي جلسه دارد. موضوعات مفصل را در ابتداي دستور جلسه قرار ندهيد چون ممکن است شرکت کنندگان در جلسه به جاي پرداختن به موضوعات بعدي بيشتر وقت خود را صرف بحث در مورد آن موضوع کنند. دستور جلسه را با موضوعات ساده و قابل فهمي که نياز به تصميم گيري هاي ساده دارند شروع کنيد. اين کار باعث ايجاد احساس موفقيت و انگيزه اي براي ادامه دادن سريع موضوعات مي شود. جلوگيري از اتلاف وقت:اتلاف وقت در جلسات فقط به مفهوم هدر رفتن وقت شرکت کنندگان نيست بلکه اگر مجموع حقوق دريافتي آنان را محاسبه کنيم مي بينيم که هدر رفتن وقت هزينه هاي مالي ريادي در بردارد. بنابراين بايد از هدر رفتن وقت افراد و شرکت آنها در جلسات غيرضروري و نامنظم جلوگيري کرد. اجازه ندهيد افراد از تاکتيک هايي مانند سخنراني هاي طولاني و نامربوط و يا مرور طولاني نکات مطرح شده استفاده کنند. به عنوان رئيس جلسه، شما وظيفه داريد که چنين تاکتيک هايي را شناسايي و اطمينان حاصل کنيد که جلسه پويا است. رعايت برنامه زمان بندي شده:بايد جلسات را در زمان تعيين شده شروع کرد. نبايد منتظر کساني که تاخيرمي کنند شويد و يا براي جمع بندي مطالب براي آنها وقت را تلف کنيد. در تمام طول جلسه دقيقاً طبق برنامه زمان بندي عمل کنيد تا مطمئن شويد که در زمان تعيين شده به تمام موارد ذکر شده در دستور جلسه عمل خواهد شد. به طور کلي موضوعاتي که وقت زيادي مي گيرند را به انتهاي جلسه موکول کنيد تا بتوانيد طبق برنامه به ساير موضوعات بپردازيد. سفرهاي کاري:با توسعه بازار جهاني سفر براي بسياري از افراد به صورت يکي از بخش هاي لاينفک کاري درآمده است. برنامه ريزي صحيح سفرهاي کاري موضوعي است که مديران در مديريت زمان به آن توجه خاصي دارند. ارزيابي نيازها در سفرهاي کاري:قبل از برنامه ريزي براي سفر از خود بپرسيد آيا با رفتن به اين سفر بهترين استفاده را از وقت خواهم برد؟ آيا به جاي سفر مي توان کار را با يک تماس تلفني يا ارسال نامه انجام داد؟ آيا مي توان فرد ديگري را فرستاد؟ آيا مي توان طرف مقابل را متقاعد کرد که او بيايد؟ آيا مي توان در نيمه راه قرار ملاقات گذاشت؟ اگر پاسخ شما به همه اين سوال مثبت است در کارايي زماني سفر خود تجديد نظر کنيد. جمع آوري وسايل سفر:براي جمع آوري بهتر وسايل لازم است که بر اساس طول مدت سفر ارزيابي دقيقي از نيازها به عمل آوريد. براي سفر کوتاه به تعداد روزهايي که در سفر خواهيد بود لباس و لوازم جانبي با خود برداريد. به اين ترتيب لازم نيست در سفر هزينه خشکشويي بپردازيد. اگر سفرتان بيش از يک يا دو روز طول خواهد کشيد بهتر است يک يا دو دست لباس اضافي با خود برداريد و به جاي حمل چمدان هاي سنگين لباس ها را به خشکشويي بدهيد. خستگي ناشي از پرواز:زندگي روزانه از ساعت بيولوژيکي بدن که زمان خواب و بيداري را تنظيم مي نمايد تاثير مي پذيرد. خستگي ناشي از پرواز زماني رخ مي دهد که بين مبدا و مقصد سفر اختلاف ساعت وجود داشته ياشد. اين اختلاف ساعت بيولوژيکي بدن را مختل مي کند. اگر مقصد شما جايي است که با محل زندگي تان 2 يا 3 ساعت اختلاف ساعت دارد سعي کنيد روز قبل از سفر طبق ساعت خواب مقصدتان بخوابيد. اين کار باعث مي شود که بدن شما خود را با الگوي جديد خوابيدن انطباق دهد در صورت سفر به مناطقي که اختلاف ساعت زيادي با محل زندگي شما دارند قبل از سفر و بعد از رسيدن به مقصد خوب استراحت کنيد. تماس با محل کار در طول سفر:ارتباط با دفتر کار در طول سفر موضوع بسيار مهمي است به همين دليل سعي کنيد درباره شيوه برقراري اين ارتباط واقع بين باشيد. براي ايجاد ارتباط با دفتر کار مي توانيد از روش ها و ابزارهاي متفاوتي استفاده کنيد. روشي را انتخاب کنيد که بهتر از بقيه نيازهاي شما را برآورده کند. در بعضي از موارد ممکن است عدم حضور شما در محل کار مشکلات اجرايي ايجاد کند (مثلاً ممکن است امضا شما براي تاييد مدارک مهم لازم باشد.) در چنين شرايطيمي توان ازنامه رسان يا پيک شبانه کمک گرفت تا مدارک را برايتان آورده و سپس مجدداً به دفتر بازگرداند. تنظيم اوقات کاري در طول سفر:قبل از سفر برنامه زماني آن را تنظيم کنيد تا بتوانيد از وقت به بهترين وجه استفاده نماييد. با اين کار زمان سفر را و هزينه آن را نيز به حداقل مي رسانيد. بسياري از افراد تصور مي کنند در طول سفر مي توانند کارهاي روزمره دفتري خود را نيز انجام دهند ولي در بيشتر موارد اين کار نه تنها امکان پذير نيست بلکه ضرورتي هم ندارد. در سفرهاي کاري هدف مشخصي را دنبال کنيد و اوقات فراغت را به حداقل برسانيد. از هر فرصتي براي فکر کردن درباره هدف سفر استفاده کنيد. به روز نگه داشتن يادداشت ها:بيشتر وقت شما در سفرهاي کاري صرف شرکت در جلسات خواهد شد. هر قدر سفر طولاني تر باشد احتمالاً بايد در جلسات بيشتري شرکت کنيد. به همين دليل هر روز آخرين اطلاعات و وقايع را يادداشت کنيد. در غير اين صورت تا زماني که از سفر باز گرديد جزئيات جلسات را فراموش خواهيد کرد و به ياد نمي آوريد که چه کسي چه وقت و با چه موضوعي موافقت کرده است. هر روز زماني را به نوشتن جزئيات جلسات اختصاص دهيد و تمام تصميمات اتخاذ شده و اقداماتي که بايد انجام شوند را يادداشت کنيد. برنامه ريزي براي اوقات فراغت:اداره کردن موفقيت آميز زمان فقط شامل برنامه ريزي اوقات کاري نيست. اگر بين کار زماني را نيز براي استراحت و تجديد قوا در نظر نگيريد کار کردن برايتان خسته کننده خواهد شد. سعي کنيد اوقاتي را به گذراندن با خانواده و دوستان و تفريح و سرگرمي اختصاص دهيد. استراحت روزانه:در بعضي از شرکت بزرگ اوقاتي براي استراحت کوتاه روزانه در نظر گرفته مي شود. زمان اين استراحت معمولاً بعد از ناهار است. کارکنان در اتاق را مي بندند تا کسي مزاحم استراحت آنها نشود. اين استراحت کوتاه مدت (فقط ده دقيقه) و سلامت بخش است. زماني از روز را براي استراحت جسمي و فکري اختصاص دهيد اين زمان معمولاً موقعي است که فشار کاري کمتر است و با آهنگ بدني شما هماهنگي دارد. با تمرين کردن مي توانيد مدت استراحت را کاهش دهيد. پيدا کردن مکاني براي استراحت ممکن است دشوار باشد. محيط هاي باز کاري پر سر و صدا هستند و نمي توان در اين گونه محيط ها دور از چشم ديگران استراحت کرد. سعي کنيد در يک اتاق خلوت و دور از هياهو استراحت کنيد. تجديد قوا: براي تجديد قوا لازم است زندگي و استراحت متعادلي داشته باشيد. اوقات فراغت و تفريح را با خانواده و دوستانتان بگذرانيد برنامه منظم ورزشي داشته باشيد خوب غذا بخوريد مطالب جديد ياد بگيريد و به سفر برويد. اگر فرزندان شما به مدرسه نمي روند براي رفتن به تعطيلات زماني را انتخاب کنيد که با زمان اوج کاري شما تداخل نداشته باشد. رفتن به سفر در اوقاتي که مسافرت هاي گردشگري در اوج خود نيست نيز موجب تمدد اعصاب مي شود چرا که در اين دوران اقامتگاه ها و مکان هاي تفريحي خلوت هستند. برنامه ريزي قبلي:مديريت زمان يعني از قبل برنامه ريزي کردن با تعيين پيشاپيش تاريخ مرخصي ها مي توانيد فشار کاري خود را در حدود اين تاريخ ها تنظيم کنيد. ابتداي هر سال زماني را براي تنظيم سر رسيد صرف کنيد ببينيد چه وقت کارتان زياد و چه وقت کم خواهد بود. از قبل نگاهي کلي به برنامه ساليانه بيندازيد و رفتن به تعطيلات را طبق آن برنامه ريزي کنيد. از همه کارمندان شرکت بخواهيد که به همين صورت برنامه ريزي کنند از اين طريق در مي يابيد که آيا تداخل زماني پيش خواهد آمد يا خير.برقراري روابط خوب:براي اين که از طريق اداره کردن ديگران از وقت خود بيشترين استفاده را ببريد ابتدا در فن برقراري ارتباط تسلط پيدا کنيد. فن برقراري ارتباط نه تنها به محتواي پيام به شيوه انتقال آن به ديگران نيز مي پردازد. توزيع اطلاعات:امروزه فرهنگ کاري در سازمان ها به شکلي است که افراد آسان تر مي توانند با يکديگر ارتباط برقرار کنند. تغيير تدريجي فرهنگ سبب مي شود فضاي سازمان ها بازتر شود. شما مي توانيد از اين وضعيت براي صرفه جويي در وقت استفاده کنيد مثلاً به جاي يادداشت مکتوب مي توانيد پيام خود را شفاهاً منتقل کنيد. مزيت ديگر ارتباط شفاهي دو طرفه بودن آن است که باعث مي شود کارکنان بيشتر با هم تبادل نظر کنند و به اصلاح جزئيات بپردازند. ولي براي به حداقل رساندن ايهامات بعدي بهتر است که از نکات مهم يادداشت برداشته شود. بازنگري روش ها:امروزه سيستم هاي اينترانت و پست الکترونيکي اطلاع رساني را در سطح گسترده ميسر ساخته است. بهترين و عملي ترين کاربرد اين سيستم ها اين است که به شما امکان مي دهد در منزل کار کنيد و در عين حال با همکارانتان در تماس باشيد. البته مراقب باشيد که اطلاعات به طور انبوه روي هم انباشته نشوند. براي مثال ممکن است پيام دريافتي غير ضروري را به خاطر حجم زيادشان با اطلاعات مهم اشتباه بگيريد. آسان بودن ارسال اطلاعات الکترونيکي باعث شده است که علاوه بر اطلاعات مهم مقدار زيادي اطلاعات غير ضروري نيز دريافت کنيد. همچنين به ياد داشته باشيد که با کاهش سلسله مراتب سازمان ها و بازتر شدن مسيرهاي ارتباطي لازم است که هميشه روشن و دقيق حرف هاي خود را مطرح کنيد تا کارکنان رده پايين تر (که به اندازه کارکنان رده بالاتر اطلاعات کافي ندارند) نيز به خوبي در جريان کار قرار بگيرند. انتقال اطلاعات به اين شکل از اتلاف وقت نيز جلوگيري مي کند. تفويض اثربخش:يکي از رموز مديريت اثربخش تفويض صحيح کارها به ديگران است. هيچ کس نمي تواند به تنهايي همه کارها را انجام دهد. ياد بگيريد تا چگونه پاره اي از وظايف خود را به ديگران تفويض کنيد. به اين ترتيب فرصت خواهيد داشت تا کارهاي مهم تر را با موفقيت انجام دهيد.يادگيري تفويض اختيار:فرايند تفويض اختيار شامل تصميم گيري، توجيه و پيگيري است. مشکلات احتمالي هر يک از اين مراحل را پيش بيني کنيد. تصميم گيري: خود را متقاعد کنيد که وظايف را به ديگران تفويض کنيد. اگر تصور مي کنيد که آموزش روش انجام کاري به ديگران وقت گيرتر از انجام آن توسط خودتان است بدانيد که در اشتباه هستيد. يکي از مزيت هاي تفويض وظايف اين است که اگر کسي انجام دادن کاري را ياد بگيريد بعدها نيزمي تواند بدون نياز به آموزش مجدد آن کار را انجام دهد. کارها را با توجه به مهارت و دانش افراد واگذار کنيد. توجيه: اطمينان حاصل کنيد کسي که وظايف را به او تفويض مي کنيد توجيهات شما و کارهايي که از او مي خواهيد را کاملاً درک کرده است. در طول کار فرد مذکور را راهنمايي و از او حمايت کنيد. پيگيري: در طول انجام پروژه اطمينان حاصل کنيد معيارهاي مورد نظر رعايت شده اند. باز خورد مثبت بدهيد. اما مراقب باشيد که در اين کار زياده روي نکنيد چرا که مرز ميان نظارت مفيد و دخالت غير مفيد اندک است. نحوه توجيه کردن:هنگام تفويض وظايف علاوه بر توجيه صحيح فرد بايد کليه اطلاعات لازم را در اختيار او قرار دهيد تا کار با موفقيت انجام شود. براي جلوگيري از برداشت اشتباه از اطلاعاتي که مي دهيد وقت کافي صرف کنيد و انتظارات خود را به روشني شرح دهيد. همچنين شيوه برخورد با مشکلاتي که حين انجام کار ممکن است بروز کند را به بحث بگذاريد و به سوال هاي افراد پاسخ بدهيد. نحوه تفويض اختيار:تفويض به معني انتقال اختيار تام پروژه نمي باشد بلکه به معني انتقال مسئوليت انجام کارها است. افراد را تشويق کنيد که کارها را به روش خودشان و درچهار چوب توصيه هاي ارائه شده انجام دهند. از اين طريق مي توانيد از تخصص آنها استفاده کنيد يا به آنها فرصتي بدهيد تا تخصص جديدي کسب کنند. يکي از اختلاف نظرهايي که معمولاً در تفويض اختيار ايجاد مي شود تناقض در مسئوليت ها است. بنابراين لازم است که دقيقاً وظايف فرد را تشريح کنيد. اداره کردن همکاران:يکي از موارد بسيار دشوار در مديريت زمان ايجاد تعادل در برقراري ارتباط با همکاران است. در محيط کار فرد يا آن قدر در دسترس است که مراجعات افراد وقت او را مي گيرد و يا آن قدر از ديگران دور است که نمي تواند از همکاري آنها استفاده کند.کار کردن با ديگران: امروزه کاهش سلسه مراتب سنتي در سازمان ها باعث مسطح شدن ساختار آن شده است به طوري که انجام وظايف ديگر و اجراي پروژه ها به گروه ها واگذار مي شود. به عبارت ديگر فرد بايد با افراد مختلفي کار کند و درباره شيوه استفاده از زمان و تعيين اولويت ها با آنها به توافق برسد. پرداختن به اهداف:يکي از عادت هايي که موجب صرفه جويي در وقت مي شود اين است که در جلسات خود با همکاران از سطح انتظارات يکديگر براي شرکت در جلسه آگاه شويد. ((رات)) سر واژه سه کلمه راهنمايي اطلاعات و تصميم گيري است که با کمک آن مي توانيد انتظارات شرکت کنندگان در جلسه را زودتر دسته بندي کنيد. به عبارت ديگر بدانيد براي چه منظوري جلسه را تشکيل داده ايد براي گرفتن راهنمايي گرفتن اطلاعات يا براي تصميم گيري؟ در ابتداي هر جلسه انتظارات خود را بيان کنيد. از اين طريق متوجه مي شويد که با توجه به انتظارات حاضران جلسه چقدر طول خواهد کشيد. همچنين با استفاده از تکنيک ((رات)) مي توانيد براي پاسخ به سوال هاي همکاران پيش بيني هاي لازم را به عمل آوريد. تشويق ديگران به اظهار نظر:يک مزيت عمده همکاران هم سطح اين است که آنها مي توانند به شما توصيه هايي بکنند که از عهده کارکنان رده بالاتر و پايين تر برنمي آيد. همکاران را تشويق کنيد درباره عملکرد شما اظهار نظر کنند. آنها ممکن است نکاتي را مطرح کنند که در آينده باعث صرفه جويي در وقت شما شود. براي مثال ممکن است آنها به شما بگويند جلساتي که برگزار مي کنيد طولاني يا منظم هستند يا زماني که ديگران به شما نياز دارند در دسترس نيستيد. به توصيه هاي آنها گوش کنيد و تکنيک هاي لازم براي صرفه جويي در وقت را به کار بگيريد. اداره کردن مدير:براي اين که از وقت خود بيشترين استفاده را ببريد بايد بياموزيد که مدير خود را اداره کنيد. اين کار را آشکار انجام ندهيد تا افراد مافوق و مديران تصور کنند که موقعيت آنها زير سوال رفته است. برقراري ارتباط:اولين چيزي که در ارتباط با اداره کردن مدير بايد بدانيد سطح انتظارات مدير از شما است. آيا او فردي است که وظايف را تفويض مي کند و اجازه مي دهد آزادانه به انجام آنها بپردازيد يا اين که درباره کاري که انجام مي دهيد بايد مرتب به او گزارش دهيد؟ اين موضوع را پيشاپيش و به طور محتاطانه با او در ميان بگذاريد تا بتوانيد مطابق با انتظارات او رفتار کنيد. اگر فکر مي کنيد که به استقلال بيشتري احتياج داريد ضمن حفظ و گسترش ارتباط خود او را متقاعد کنيد که به شما اعتماد کند. زماني که رابطه خوبي با مدير برقرار کرديد مي توانيد با او روابط رسمي کمتري داشته باشيد. اين مسئله برقراري ارتباط را آسان تر مستقيم تر و موثرتر مي کند. برقراري ارتباط موثر:هميشه تصور بر اين است که افراد مافوق نسبت به شما مشغله بيشتري دارند و وقت آنها نسبت به شما کمتر است. وقتي که مي خواهيد مطلبي را با آنها در ميان بگذاريد کوتاه صحبت کنيد. سريع به اصل مطلب بپردازيد و سعي کنيد سوال هايي که ممکن است از شما بشود را از قبل پيش بيني کنيد. اساس صحبت هاي خود را بيشتر روي واقعيات بگذاريد و کمتر به اظهار نظر شخصي بپردازيد. راه هاي قبولاندن نظرات خود:هم زمان با ايجاد رابطه دوستانه با مدير به تدريج پي خواهيد برد که براي انجام دادن کارها به شيوه خود چه کارهايي بايد انجام دهيد به اين ترتيب مي توانيد با کارايي و رضايت بيشتري کارتان را انجام دهيد. البته کارهايي که از نظر مدير در اولويت قرار دارند مدام تغيير مي کند. (همان گونه که اولويت هاي شما تغييرمي کند) و اين وظيفه شما است که خود را با اين تغييرات وفق بدهيد و با نوسانات کاري سازگاري داشته باشيد. به ياد داشته باشيد با اتخاذ رفتار خصمانه کاري از پيش نخواهيد برد. اين گونه رفتارها فقط باعث مي شود که آنها آزرده خاطر شوند حالت تدافعي به خود بگيرند و تمايلي به شنيدن حرف ها و نظرات شما نداشته باشند. فشار کاري مدير را درک و با او همدردي کنيد. منابع:1- مديريت زمان؛ نويسنده: تيم هيندل ، مترجم: شفيع الهی2- مدیریت زمان؛ نویسنده؛کارلوس ترومن3- جزوات دانشگاهی 4- اینترنت |
